Come calcolare i costi nella ristorazione e stabilire il prezzo dei piatti

Scopri con Adhoc come calcolare al meglio i costi in ambito ristorazione, stabilendo il prezzo dei piatti e il giusto valore per la tua attività.

Gestire un’attività di ristorazione al giorno d’oggi significa fare i conti quotidianamente con una struttura di costi articolata, variabile e spesso sottovalutata. Eppure, è proprio la padronanza dei numeri riguardanti materie prime, personale, affitti, utenze e sprechi a determinare la differenza tra un’attività di successo ed una con difficoltà mensili a chiudere in pareggio.

In questo articolo noi di Adhoc cash & carry ti guideremo passo passo in un modus operandi utile per analizzare i costi, migliorare la redditività e valorizzare al meglio il tuo business. 

Passo dopo passo, vedremo come gestire tutto al meglio e come stabilire il prezzo corretto ai piatti offerti dal tuo menù. Cominciamo?

Costi nella ristorazione: quali sono e come si classificano

Il primo passo per una gestione efficace della propria attività è avere una visione chiara di quali voci compongono la struttura dei costi previsti. In linea generale, i costi si dividono in due grandi categorie:

• Costi fissi: sono quelli che rimangono costanti indipendentemente dal volume di lavoro come l’affitto dei locali, i canoni di leasing delle attrezzature, i costi assicurativi, gli ammortamenti e le quote fisse delle utenze. Sono prevedibili ma gravano sull’attività anche nei periodi di bassa stagione o di calo delle presenze.
  
• Costi variabili: sono quelli che variano in funzione del volume di produzione e vendita. Il costo delle materie prime (food cost) è il più rappresentativo ma rientrano in questa categoria anche alcuni costi di personale (straordinari, part-time stagionali ecc), i materiali di consumo e una quota delle utenze legata all’effettivo utilizzo.

Esiste poi una terza categoria, quella dei costi semivariabili, che presenta una componente fissa e una variabile: il costo del personale strutturato ne è l’esempio più comune.

Avere chiara questa classificazione è il punto di partenza per qualsiasi analisi di redditività e per costruire un pricing consapevole.

Incidenza dei costi nella ristorazione: cosa tenere sotto controllo

L’incidenza dei costi nella ristorazione si misura rapportando ogni voce di costo al fatturato totale, esprimendola in percentuale. Questo approccio consente di confrontare la propria struttura con i benchmark di settore e di identificare rapidamente le aree di inefficienza.

Le voci da monitorare con maggiore attenzione sono:

• Food cost: il costo delle materie prime in rapporto al fatturato food. È l’indicatore più immediato dell’efficienza in cucina.
• Beverage cost: analogo al food cost, applicato alle bevande.
• Labour cost: il peso del costo del personale sul fatturato totale, inclusi contributi e oneri accessori.
• Costi di occupazione: affitto e oneri connessi agli spazi.
• Utenze: energia elettrica, gas, acqua – voci spesso trascurate ma significative, soprattutto in contesti ad alta intensità produttiva.
• Costi di marketing e comunicazione: sempre più rilevanti per le attività che investono su canali digitali e social.

Monitorare queste voci con cadenza mensile e non solo a consuntivo annuale può aiutarti a intervenire tempestivamente evitando squilibri di tipo strutturale.

Percentuali dei costi ristorazione: food, personale, affitti e altro

Entriamo nel dettaglio delle principali voci di costo indicate in precedenza. I benchmark di settore offrono un riferimento utile per valutare la propria situazione – tenendo presente che le percentuali variano in base al tipo di locale, al posizionamento e al mercato di riferimento. In linea di massima, le soglie comunemente adottate nel settore sono le seguenti:

• Food cost: idealmente compreso tra il 25% e il 35% del fatturato food. Valori superiori al 35% segnalano inefficienze nella gestione delle materie prime, sprechi o un pricing insufficiente.
• Beverage cost: generalmente più basso, tra il 18% e il 25%, grazie ai margini più elevati sulle bevande.
• Labour cost: tra il 30% e il 35% del fatturato totale. Nelle attività ad alta intensità di servizio (ristoranti fine dining, banqueting) può avvicinarsi al 40%.
• Affitto: la soglia consigliata è intorno al 6-10% del fatturato. Valori superiori al 10% rappresentano un segnale di attenzione, soprattutto in contesti a bassa marginalità.
• Utenze e manutenzioni: in media tra il 5% e l’8%.
• Altri costi (marketing, forniture, amministrativi): variabili ma da contenere complessivamente entro il 5-7%.

Sommando queste voci, emerge che un ristorante ben gestito destina tra il 70% e l’85% del fatturato alla copertura dei costi. Il margine operativo lordo che ne risulta è quindi contenuto: nella ristorazione italiana, un risultato tra il 10% e il 15% è già considerato un buon punto di equilibrio per un locale standard, mentre valori superiori al 20% sono appannaggio di realtà particolarmente ottimizzate o con un forte posizionamento di prezzo.

Non allarmarti. Conoscere questi numeri non serve a scoraggiarsi ma a gestire con consapevolezza.

 

 

Calcolo dei costi nella ristorazione: metodi e strumenti

Esistono diversi approcci per calcolare i costi nella ristorazione, da quelli più semplici a quelli più strutturati. La scelta dipende dalla dimensione dell’attività e dal livello di controllo che si vuole esercitare. Li elenchiamo di seguito:

• Recipe costing (o scheda tecnica di prodotto): è il metodo base per il calcolo del food cost per singolo piatto. Consiste nel valorizzare ogni ingrediente della ricetta al costo di acquisto, tenendo conto degli scarti e dei cali di peso in cottura. Il risultato è il costo effettivo per porzione, che costituisce la base per qualsiasi decisione di pricing.
  
• Prime cost: è la somma di food cost e labour cost diretto. Rappresenta il costo “primario” dell’attività e non dovrebbe superare il 60-65% del fatturato. È un indicatore sintetico molto utilizzato per valutare rapidamente la sostenibilità economica di un locale.
  
• Break-even analysis: calcola il volume di fatturato necessario a coprire tutti i costi fissi. È utile per pianificare obiettivi di vendita, valutare l’impatto di nuovi investimenti e simulare scenari in caso di variazione dei costi.

Sul piano degli strumenti, oggi esistono software gestionali specifici per la ristorazione che integrano il calcolo dei costi in tempo reale con i dati di vendita; se sei invece in una fase iniziale o gestisci una piccola realtà, anche un foglio di calcolo strutturato può aiutarti ad avere un controllo di gestione efficace, a patto che sia aggiornato con costanza e regolarità.

Rincari ristoranti: come gestire gli aumenti senza perdere clienti

Negli ultimi anni il settore della ristorazione ha dovuto fare i conti con aumenti significativi dei costi delle materie prime, dell’energia e del lavoro. Gestire questi rincari senza scaricarli integralmente sul cliente o in maniera approssimativa è una delle sfide più delicate.

Eppure, esistono alcune strategie efficaci che possono aiutarti.

• Revisione del menu engineering: tieni a mente che non tutti i piatti hanno lo stesso margine. Analizzare il proprio menù per identificare i piatti più redditizi (alta popolarità + alto margine) e valorizzarli nella comunicazione è il primo passo per migliorare la marginalità media senza toccare i prezzi.
  
• Adeguamento graduale e motivato: piccoli aumenti periodici sono meglio tollerati dal cliente rispetto a rialzi improvvisi e significativi. Quando possibile, comunica il valore – qualità degli ingredienti, filiera, stagionalità – per aiutarti a contestualizzare il prezzo finale.
  
• Ottimizzazione degli acquisti: lavora con fornitori affidabili, negozia condizioni su acquisti ricorrenti e riduci gli sprechi in cucina per agire sul food cost senza toccare il listino prezzi.
  
• Riduzione delle porzioni con mantenimento della qualità: si tratta di pratica diffusa nel settore ma che va gestita con attenzione per non compromettere la percezione del valore da parte del cliente.

Margini e ricarichi: come trovare l’equilibrio tra profitto e accessibilità

Ricarico (mark up) e margine sono due concetti distinti ma spesso confusi. Conoscerne la differenza è importantissimo per impostare una politica di pricing il più corretta possibile. 

• Ricarico (mark up): è la percentuale aggiunta al costo per determinare il prezzo di vendita. Si calcola come: (Prezzo di vendita − Costo) ÷ Costo × 100
  
• Margine: è la percentuale di profitto sul prezzo di vendita. Si calcola come: (Prezzo di vendita − Costo) ÷ Prezzo di vendita × 100

Facciamo un esempio concreto: un piatto con costo di 4 € venduto a 12 € genera un ricarico del 200% e un margine del 66,7%. Due numeri molto diversi che descrivono la stessa realtà ed è per questo che usarli correttamente, senza confonderli, fa la differenza.

 

Consulenza per la ristorazione: quando serve e quanto costa

Non sempre le competenze interne sono sufficienti per gestire con efficacia la complessità economica di un’attività ristorativa. In alcuni momenti – l’apertura di un nuovo locale, una crisi di redditività, l’espansione, la revisione del menu – il supporto di un consulente specializzato può fare la differenza.

Un consulente per la ristorazione può occuparsi di:
analisi dei costi e del food cost, definizione del pricing, formazione del personale di sala e cucina, ottimizzazione del menù, supporto nella scelta dei fornitori e nella negoziazione delle condizioni di acquisto.

I costi della consulenza variano in base all’esperienza del professionista, all’ampiezza del mandato e alla durata del progetto. In linea generale però, ci si muove tra i 500 e i 2.000€ per interventi puntuali, fino a pacchetti mensili continuativi che possono superare i 3.000€.

Prima di affidarsi a un consulente verifica reference, casi studio nel tuo settore specifico e chiarisci con precisione gli obiettivi dell’intervento.

 

 

Errori comuni nella gestione dei costi e dei prezzi

Anche gli operatori più esperti possono cadere in errori che erodono la redditività nel tempo. Riconoscerli, può aiutarti.

• Non calcolare il food cost per singolo piatto: stabilire i prezzi “a occhio” o per analogia con la concorrenza senza conoscere il costo effettivo della porzione è uno degli errori più costosi.
  
• Ignorare gli scarti e i cali di cottura: il costo reale degli ingredienti deve tenere conto di quanto del prodotto acquistato viene effettivamente utilizzato. Ignorare questa variabile porta a sottostimare sistematicamente il food cost.
  
• Non aggiornare i costi dopo i rincari: i prezzi di acquisto cambiano, soprattutto in periodi di alta volatilità delle materie prime. Le schede tecniche vanno aggiornate periodicamente per mantenere valida l’analisi di redditività.
  
• Sottovalutare il costo del personale: i soli stipendi netti non rappresentano il costo reale del lavoro. Contributi, TFR, formazione e turnover hanno un peso significativo che va sempre incluso nel calcolo.
  
• Non monitorare i dati con regolarità: il controllo di gestione non può essere un’attività annuale. Solo con una lettura mensile – o idealmente settimanale – dei principali KPI è possibile intervenire prima che un problema diventi strutturale.

Strategie per ottimizzare i costi e migliorare la redditività

Ottimizzare i costi non significa necessariamente tagliare: significa allocare le risorse in modo più efficiente, eliminare gli sprechi e valorizzare ciò che genera margine. Cosa puoi fare?

• Lavorare sulla gestione degli acquisti: scegliere fornitori affidabili come Adhoc e pianificare gli approvvigionamenti in base ai dati di consumo reale per ridurre sia il food cost che il rischio di sprechi.
  
• Ridurre gli sprechi in cucina: formare il personale alla corretta gestione degli ingredienti, implementare il metodo FIFO anche in cucina e pianificare il menù in base alla stagionalità sono abitudini che abbassano il food cost senza toccare la qualità.
  
• Analizzare il menù con regolarità: il menu engineering, che classifica i piatti per popolarità e margine, permette di valorizzare le voci più redditizie, ripensare quelle in perdita e costruire un’offerta bilanciata che massimizzi il margine medio per copertura.
  
• Investire nella formazione: un personale di sala formato alla vendita (upselling, abbinamenti, descrizione dei piatti) contribuisce direttamente all’aumento dello scontrino medio, con impatto diretto sulla redditività.
  
• Rivedere periodicamente la struttura dei costi fissi: affitti, contratti di servizio, utenze – negoziare le condizioni alla scadenza dei contratti, valutare soluzioni energetiche più efficienti e monitorare i consumi sono interventi che nel medio periodo generano risparmi significativi. 

Noi, siamo al fianco dei professionisti come te che ogni giorno cercano il modo di migliorare il proprio business. Scopri di più nei nostri punti vendita e segui il nostro blog per tenerti aggiornato sulle tendenze di settore.

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